Voy a decirlo en primer lugar para evitar confusiones, gestionar el Área Legal de una empresa es un privilegio y una forma distinta de conocer los procesos de la organización que dan respuesta a un negocio o a una cadena de valor.
Sin embargo, también he de decir que es una posición en la que es muy fácil sentir que vas a remolque, que a menudo te enteras de lo que pasa más tarde (en las situaciones más extremas te enteras cuando ya no hay remedio) pero, en mi experiencia, ese es el mayor de los retos de dirigir un área legal, demostrar al resto de la organización que puedes ser un soporte fundamental y un gran aliado del negocio.
Y en una organización transversal es absolutamente imprescindible integrar el área legal. Podemos:
- Discutir si le damos más o menos contenido,
- Decidir si contratamos o externalizamos,
- Valorar si tiene que estar dentro de alguna área concreta, si se establece como otra dirección o, si, por el contrario, actúa en modo staff
pero lo que no es discutible es que el Área Legal debe sumar y aportar a la estrategia de la empresa.
Por tanto, la pregunta que nos tenemos que hacer es cómo logramos integrar en la organización la función legal de una forma eficaz y eficiente, participando de la cultura de la empresa y siendo un soporte vital para nuestro negocio. Es evidente que no hay una única fórmula que funcione siempre, en mi experiencia hay que tener en cuenta diversas consideraciones fundamentales:
La primera consideración es que la función legal debe formar parte del sistema de toma de decisiones de la empresa, de la misma manera que forman parte otras funciones como las ventas, las operaciones, las personas o las finanzas, por ejemplo.
Y el camino para conseguirlo pasa por perder el miedo a hacer participar a la función legal desde el inicio. Es un clásico, la voluntad manifestada y recogida por escrito en una política de cumplimiento legal choca frontalmente con el miedo que se tiene a que los de legal vayan a poner problemas a algo que se quiere desarrollar o poner en marcha. Así, se acaba decidiendo implicar a la función legal sólo en el supuesto de que haya problemas posteriores. La paradoja es que los problemas acaban siendo realidad en algún momento y, es entonces cuando interviene el área legal, pero interviene tarde. En estos casos, ¿no es más eficiente que legal intervenga antes?
Conseguir la coherencia entre lo declarado formalmente y los comportamientos de las personas es el requisito más complicado de alcanzar, requiere mucha paciencia, aprender de los errores y mejorar cada día sin mirar atrás.
Por todo ello, el enfoque que requiere la función legal para que la cultura sobreviva y sea parte de la toma de decisiones es doble:
- La función legal debe tener la misión de dar un soporte continuo tanto al negocio como al resto de las funciones que intervienen en la toma de decisiones, en otras palabras, debe ayudar y colaborar para conseguir los objetivos de la empresa.
- La función legal debe articularse desde la voluntad de evitar la posibilidad de que acontezcan impactos negativos debidos a incumplimientos legales, normativos y/o contractuales, de ahí que no tenga sentido que empiece a intervenir cuando los problemas hayan ocurrido.
Y de este doble enfoque surge precisamente la necesidad de que las personas que se responsabilizarán de la función legal tengan la obligación de conocer bien el negocio, los procesos y la operación. Ojo, esto no quita que necesitemos abogados especializados principalmente en contratos y obligaciones civiles y mercantiles, que tengan un conocimiento profundo de la legalidad vigente, pero que, en lugar de aplicarlo para ganar disputas o litigios, lo apliquen también para conseguir evitar o minimizar riesgos de incumplimiento legal en las actividades de valor.
Y en el caso de que igualmente acontezcan incidentes o disputas con otras partes interesadas sobre un posible incumplimiento es evidente que les exigiremos que sepan gestionar bien ese incidente conforme a la forma que esté prevista, ya sea en la ley o en un contrato. Ahora bien, donde pueden aportar mayor valor a la estrategia es en su capacidad para encontrar soluciones aguas arriba para evitar que estos incidentes vuelvan a suceder.
Por tanto, si tenemos abogados gestionando reclamaciones o disputas de clientes, proveedores, administraciones públicas o cualquier otra parte interesada debemos exigirles que, más allá de buscar la mejor estrategia de defensa aplicable al caso concreto, sean capaces de obtener la información que permita conocer si:
- Esas reclamaciones se pueden volver a producir,
- Son repetitivas,
- Son relevantes,
- Pueden producir impactos no deseados,
- Hemos de hacer cambios en nuestros procesos,
- Hay que formar, concienciar o recordar a las personas implicadas en las mismas.
Esto es precisamente el significado práctico de que la función legal sea parte del sistema de toma de decisiones de la empresa.
Si integramos de esta manera la función legal en la cultura, en la gestión y en la toma de decisiones conseguimos lo que técnicamente llamamos «el enfoque al Riesgo». Dicho de otro modo, de esa forma en la empresa podemos decidir en base a información y datos si asumimos más o menos riesgos en la persecución de nuestros objetivos. Pero al menos lo podemos hacer con conocimiento de causa y no tan solo por improvisación o por intuición. El otro efecto positivo que se deriva es que las decisiones basadas en el enfoque al riesgo ayudan a alinear mucho mejor a las personas que participan en su adopción. Muchas veces no estamos de acuerdo con las decisiones que finalmente tomamos, pero si entendemos el porqué se han adoptado es mucho más sencillo alinearse y conseguir que tu equipo las entienda.
Finalmente, no caigamos en la trampa de pensar que requerimos superhombres o supermujeres que puedan hacerlo todo. Más bien al contrario, necesitamos personas que, aparte de lo ya mencionado, sepan y quieran trabajar en equipo, colaborando de forma mutua con el resto de la organización. Para que la función legal sea eficiente, especialmente en compañías de tamaños pequeños y/o medianos, debemos renunciar muchas veces a disponer de todos los recursos que seguramente desearíamos, de ahí la importancia de ser y trabajar en equipo con el resto de la organización y, a ser posible, es muy deseable que la actividad legal forme parte también de los flujos de información de los sistemas de negocio, operativos y/o corporativos de la empresa.
